10 jaar noodplanning: een blik op de toekomst

Noodplanning
Noodplannen
De noodplanning is de laatste jaren sterk geëvolueerd dankzij de uitwisselingen, samenwerkingen, oefeningen en helaas ook door de noodsituaties in België en elders.

Op 16 en 17 februari 2016 heeft het Crisiscentrum, in samenwerking met Politeia, twee studiedagen georganiseerd over de noodplanning. Deze studiedagen waren de gelegenheid voor de beroepsmensen van de noodplanning, de actoren op het terrein uit de 5 disciplines en de vertegenwoordigers van de academische wereld om van gedachten te wisselen over de evolutie van de noodplanning en het crisisbeheer in België.

Op 10 jaar tijd heeft de noodplanning zich voortdurend geprofessionaliseerd. Het koninklijk besluit van 16 februari 2016 over de lokale noodplanning betekende een harmonisering van de voorbereiding op noodsituaties door de overheid en de interventiediensten. Naar aanleiding van het 10-jarig bestaan van deze wetgeving zijn de actoren van de noodplanning bijeengekomen om samen een stand van zaken op te maken en te spreken over de toekomst. Eén duidelijke vaststelling: de dagelijkse professionele inzet van elkeen is een realiteit, voor ieders veiligheid.

Een netwerk van beroepsmensen die zich dagelijks engageren

De noodplanning, een voortdurend evoluerend proces, is in de eerste plaats gebaseerd op een netwerk van beroepsmensen die dagelijks werken aan de veiligheid van ons allen.

De gouverneurs en burgemeesters hebben een fundamentele rol in de concretisering van deze noodplanning op lokaal niveau. Dankzij de aanstelling van ambtenaren noodplanning, de risicoanalyse op hun grondgebied, de regelmatige bijeenkomst van hun Veiligheidscel, of het opstellen van nood- en interventieplannen hebben de verschillende actoren van het crisisbeheer de noodzakelijke banden kunnen smeden om hun acties op elkaar af te stemmen wanneer er zich een noodsituatie voordoet. De kennis en erkenning tussen beroepsmensen op het terrein is immers een vitale menselijke band inzake crisisbeheer.

Op nationaal niveau ondersteunt het Crisiscentrum dit dagelijkse werk door thematische gidsen , diensten en instrumenten rond crisisbeheer en -communicatieter beschikking te stellen , door opleidingen en seminaries te organiseren voor de uitwisseling van goede praktijken. Tegelijkertijd zijn ook universitaire en operationele opleidingen ontwikkeld die in grote mate bijdragen tot de versterking van de expertise van de bestuurlijke overheden en nood- en interventiediensten.

De noodplanning professionaliseert zich steeds meer. Het blijft onmisbaar als kader voor het dagelijkse werk van de veiligheidsactoren, in een interdepartementale en interdisciplinaire aanpak van talrijke risico’s, om zich voor te bereiden op incidenten en noodsituaties. Het crisisbeheer vereist een gestructureerde en flexibele organisatie, die noodzakelijk is om snelle en weloverwogen beslissingen te nemen. Om operationeel te zijn, concretiseren de noodplanning en het crisisbeheer zich dan ook door ieders dagelijkse betrokkenheid en ieders engagement in regelmatige opleidingen of oefeningen.

Toekomstpistes

De 2 ontmoetingsdagen waren ook een gelegenheid om de evoluties van de noodplanning te bespreken. De reacties en gedachten die tijdens deze 2 dagen online gedeeld werden, kunt u hier nalezen. Toekomstpistes hebben onder meer betrekking op:

  • De ontsluiting van de fases inzake crisisbeheer voor een crisisbeheer in overleg, zowel op strategisch niveau als op operationeel niveau;
  • De versterking van de synergieën tussen overheden op alle niveaus dankzij de teams van deskundigen ter versterking;
  • De erkenning en het specifieke statuut van de noodplannings- en informatieambtenaren (D5);
  • Het adequate gebruik van de nieuwe technologieën inzake crisisbeheer en -communicatie;
  • De betrokkenheid van de burgers bij de noodplanning en het crisisbeheer, maar eveneens bij de kwetsbaarheidsanalyse en de crisiscommunicatie;


Studiedagen: kennis delen

Hieronder vindt u een overzicht van de verschillende presentaties tijdens de studiedagen op 16 en 17 februari 2016.

Inleiding

Lodewijk De Witte, Provinciegouverneur Vlaams-Brabant

Noodplanning bestaat al langer dan 2006, maar het KB van 2006 heeft de krachtlijnen in één document verzameld.

Het KB heeft een aantal goede en duidelijke principes beschreven waaronder bijvoorbeeld het onderscheid tussen een Algemeen Nood- en Interventieplan en een Bijzonder Nood- en Interventieplan, maar heb je nog telkens een volledig afzonderlijk plan nodig voor elke noodsituatie ? Zo diende elke gouverneur en elke burgemeester een veiligheidscel op te richten en was hij hierbij ook verplicht een noodplanambtenaar aan te duiden, maar moeten we absoluut die veiligheidscellen per gemeente organiseren of kan dat ook intergemeentelijk ? Daarnaast heeft Discipline 5 (informatie en communicatie) sinds 2006 een hoge vlucht genomen. Communicatie wordt een zorg waar veel moet worden in geïnvesteerd om de mensen duidelijke boodschappen te brengen. Dit zijn maar een aantal stellingen die kunnen meegenomen worden in de discussie van vandaag.

Analyse van 10 jaar KB Noodplanning

Korneel Holvoet, Lector Crisisbeheer binnen de opleiding Maatschappelijke Veiligheid,
Vives Hogeschool

Welke impact had het KB Noodplanning en hoe werd dit in de praktijk omgezet naar een dagelijkse invulling ?

De praktische invulling van het KB van 2006. Methodologie, model voor crisismanagement   

Bert Brugghemans, Majoor en Directeur operaties Hulpverleningszone Antwerpen
Bart Bruelemans, Noodplanambtenaar stad Antwerpen

Tijdens deze presentatie wordt het “IBOBBO-model” voorgesteld als houvast voor crisismanagement. “IBOBBO” staat voor de zes fazes die aan bod komen tijdens het crisisbeheer: informatievergaring, beeldvorming, oordeelvorming, besluitvorming, bevelvoering en opvolging. Dit model kan toegepast worden op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Het KB van 2006 biedt een goede structuur om het proces te ontwikkelen voor crisisbeheersing. Er was nood aan een proces, waarop IBOBBO antwoord biedt door middel van een kwaliteitsmodel. Belangrijk bij crisisbeheer is informatiemanagement om te weten welke beslissing je moet nemen.
In de presentatie van Bert Brugghemans en Bart Bruelemans verneemt u meer over de praktische toepassing van dit model.

a. Informatiegaring: Hoe kom ik aan de nodige info? Strategisch, tactisch, operationeel (opdeling in 3 delen voor elk onderdeel). Operationeel: actie nemen om info te verzamelen. Informatiegaring kan door middel van een vergadering, maar ook door observatie ter plaatse.

b. Beeldvorming: Beeld vormen van de situatie om het nadien te kunnen delen. Dir BW maakt overstap naar eigen beeldvorming en gaat dan in motorkapoverleg met andere disciplines (D2, D3, gasmaatschappij).

c. Oordeelvorming: Waar kan ik ingrijpen? Anticiperen is hierbij cruciaal. Keuze maken over waar men nu mee bezig zal zijn en bij voorkeur beperken tot 3 prioriteiten, verder kijken dan de onmiddellijke problemen.

d. Besluitvorming: Sleutelmoment om oordelen om te zetten in besluiten. Gestelde prioriteiten omzetten naar besluiten (opschalen, terreinindeling, taken benoemen en verdelen).

e. Bevelvoering: Besluiten omzetten in concrete uitvoering op het terrein door middel van bevelen. Leidinggevende kan bepaalde taken uitbesteden via korte en krachtige bevelen. Boommodel is hiervoor goede basis om zich op te stellen op het incidentterrein. Als er geen tijd is om volk bij te vragen, is het nodig om het juist wel te doen.

f. Opvolgingsfase: SITREP: Anderen die niet bij het overleg betrokken zijn, de nodige informatie geven door een SITREP (wat is er aan de hand, wat zijn de omstandigheden en wat heb ik nog nodig?).

g. Einde van het cyclisch model: Start opnieuw met informatiegaring (briefing door Dir BW) en doorloopt de andere stappen dan opnieuw. Er kunnen ook een aantal nieuwe elementen opduiken.

Samenwerkingsverbanden

Steven Vermeeren, Noodplanambtenaar stad Mechelen:

Er bestaan heel wat variaties in de invulling van de functie van noodplanambtenaar doordat er geen duidelijke functiebeschrijving bestaat voor de functie “ambtenaar verantwoordelijk voor de noodplanning”. In de provincie Antwerpen hebben 4 noodplanambtenaren zich verenigd in het #NIPlab-collectief opgericht om kennis en ervaring over noodplanning te delen.
Crisissituaties zijn niet te beheren door 1 enkele noodplanambtenaar. Als individuele noodplanambtenaar kan men geen 365 dagen per jaar dag en nacht beschikbaar zijn voor crisissituaties. Het is belangrijk om ervaring op te bouwen uit praktijkervaring, ook in incidentluwe gemeentes. Bij samenwerkingsverbanden tussen noodplanambtenaren kunnen de ervaringen in diverse domeinen uitgebreid worden. In de provincie Antwerpen bestaan er een aantal formele samenwerkingsverbanden met diverse gemeenten. De samenwerking is voor alle gemeenten gelijkwaardig. Samenwerken vraagt inspanning, vrijblijvende bijstand en ondersteuning.
Samenwerking vraagt voorbereiding. De tools hiervoor zijn terug te vinden op noodplanning 2.0. Lokale verankering blijft essentieel, ook bij samenwerking tussen verschillende gemeenten. De functie van noodplanambtenaar moet een full-time job zijn om deze correct uit te voeren. Binnen dezelfde pool van noodplanambtenaren vervangt men elkaar, zodat de brandweercommandanten op het terrein telkens dezelfde gezichten terugzien.
Een ondersteuningsteam kan tussenkomen bij een fase die meerdere weken duurt. Samenwerken impliceert dat de neuzen in dezelfde richting staan. Er is een duidelijke taakverdeling voorzien en er wordt samen geoefend. De noodplanambtenaar moet de nodige tijd krijgen om zijn functie uit te oefenen.


Lees meer op de blog : http://noodplanning.weebly.com/blog

Barbara Bourdeau, Noodplanambtenaar PZ RIHO:

In Midden West-Vlaanderen staat noodplanambtenaar Barbara Bourdeau in voor de noodplanning in de gemeenten van de Politiezone RIHO, en in 12 andere gemeenten. Ze legt sterk de nadruk op preventie en werkt op basis van risico-analyses, waarbij veel aandacht gaat aan de veilige organisatie van evenementen. Voor elk publiek evenement in de betrokken gemeentes kan de organisator online de nodige gegevens bezorgen aan de noodplanambtenaar via het beschikbare formulier.

Initieel bestreek het project het grondgebied van de Hulpverleningszone Midwest. In 2007 werd mevrouw Bourdeau aangesteld als full-time noodplanambtenaar voor de hele politiezone. Een burgemeestersoverleg volgde waarbij de functie van de noodplanambtenaar werd toegelicht en waarbij 12 gemeentes aangaven ondersteuning te wensen voor noodplanning. Samenwerkingsovereenkomst van 2008 tot 2011, waarbij nog een contactpersoon noodplanning per gemeente werd voorzien en waarbij de overkoepelende noodplanambtenaar ondersteuning zou voorzien.
Uniformiteit stond centraal voor de hulpverlening. Op vraag van de lokale overheden kon er een aanwezigheid op grote evenementen en bij noodsituaties zijn. Ook voor de andere gemeenten die ondersteund werden moest hetzelfde werk geleverd worden als voor de gemeenten van de Politiezone RIHO. Hierdoor was de werklast zeer groot. Heel wat plaatsbezoeken en veiligheidsrondgangen werden enkel door de noodplanambtenaar van de Politiezone RIHO uitgevoerd, waarbij de lokale contactpersoon van de noodplanning niet aanwezig was.
Vanaf 2012 is er gekozen voor een nieuwe manier van werken waarbij de keuze werd gelaten aan de gemeenten uit een basispakket en een uitgebreid pakket. Het basispakket ging over ondersteuning, en het uitgebreide pakket uit effectieve hulp voor de opmaak van alle documenten en veiligheidsrondgangen.

Philip Bouchet, Informatieambtenaar gemeente Ham:

In de provincie Limburg werken de gemeenten Beringen-Ham-Tessenderlo nauw samen in het kader van de noodplanning. De noodplanambtenaren, de D5-verantwoordelijken en het netwerk PSH (Psychosociale Hulpverlening) van deze gemeenten ondersteunen elkaar en treden op als back-up in geval van afwezigheid. Samenwerking staat hier centraal.
Elke gemeente heeft een noodplanambtenaar die naast noodplanning ook nog andere taken uitoefent. D5 heeft zich de voorbije jaren sterk ontwikkeld met een rolverdeling (strateeg – analist – redacteur – teamleader – Dir Info) voor 5 mensen. Daarnaast willen de drie gemeenten ook een noodnummer kunnen organiseren met een telefoonteam en een permanentie.
Vaak zijn alle taken geconcentreerd bij 1 persoon die daarnaast nog een aantal andere taken heeft. Daarom is er gekozen voor samenwerking tussen de drie gemeenten. Een overeenkomst bepaalt de praktische modaliteiten (overuren, verzekering, personen die de functie uitoefenen, oefeningen, afspraken over back-up). De back-upfunctie is momenteel enkel voorzien voor de verantwoordelijke van elke functie.
Deze manier van samenwerken heeft tal van voordelen, waarvan u er hier alvast enkel vindt:
- Er is steeds iemand aanwezig om de taken waar te nemen;
- De personen kennen elkaar, waardoor de samenwerking vlotter verloopt tijdens het crisisbeheer;
- Iedereen weet waar het materiaal staat en kent bv. de paswoorden voor de pc’s;
- Samenwerkingsverbanden geven duidelijkheid.

Hij sluit af met de quote: “Waarom moeilijk doen als het samen kan!”

Discussie met stellingen en confronteren van de verschillende samenwerkingen met voor- en nadelen.

Lodewijk De Witte, Provinciegouverneur Vlaams-Brabant

Jozef De Borger, voormalig Burgemeester van Gemeente Londerzeel

Moderator: Sofie Demeyer

Wat is een goede schaalgrootte als er gedacht wordt aan schaalvergroting?

Moeten we streven naar Veiligheidsregio’s zoals in Nederland?

Organiseren we de noodplanning best op het niveau van de Hulpverleningszone of dat van de Politiezone?

Wat is de rol van de burgemeester in crisisbeheer?

Federale ondersteuning

Welke projecten ondersteunen de lokale overheden in hun werking?

Koen De Budt, Projectleider Be-Alert, Crisiscentrum:

1. Be-alert

In heel wat noodsituaties is een snelle verwittiging van de bevolking cruciaal. De manier waarop u wordt verwittigd, hangt af van de beschikbare kanalen op gemeentelijk, provinciaal en nationaal vlak.

Het Crisiscentrum van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken werkt aan de modernisering van de alarmeringskanalen.

BE-Alert is een nieuwe alarmeringstool die ertoe strekt de bevolking die rechtstreeks betrokken is bij een noodsituatie sneller en duidelijker te verwittigen en zo goed mogelijk te informeren. 

Peter Mertens, Verantwoordelijke pers en communicatie, Crisiscentrum:

2. Crisiscommunicatie

Alle lokale overheden kunnen een beroep doen op een Team D5 dat ondersteuning biedt voor de communicatie naar de bevolking tijdens crisissituaties. De geografische samenstelling van dit team zorgt voor een sterke link met de lokale niveaus.
Daarnaast stelt het Crisiscentrum een contact center te beschikking, waarop alle gemeenten een beroep kunnen doen en dat 24/7 standby is. Activatie is mogelijk binnen het uur.

Op de website www.risico-info.be vindt u informatie over risico’s waarmee de bevolking kan worden geconfronteerd. Dit webportaal is gerealiseerd door de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, in samenwerking met de Federale diensten van de Gouverneurs, de lokale en regionale overheden, de de federale overheidsdiensten en andere partners betrokken bij het crisisbeheer, en is voortdurend in ontwikkeling.

Om samenwerking en informatiedoorstroming rond noodplanning en crisisbeheer nog verder te verbeteren, is een project opgestart voor een federaal veiligheidsportaal, ofwel Incident & Crisis Management System (www.icmsystem.be). Het zal alle functionaliteiten omvatten die nodig zijn voor een modern crisisbeheer, vanuit een multidisciplinaire benadering. De implementatie is voorzien voor het tweede semester. We houden u komende maanden verder over op de hoogte !

Jeroen Raedschelders, Attaché Dienst Noodplanning, Crisiscentrum:

3. Vliegende ploeg Seveso 

De “vliegende Sevesoploeg” van de dienst Noodplanning biedt ondersteuning aan de Federale Diensten van de Gouverneur om de Europese Seveso-verplichtingen correct na te komen. Daar waar de behoefte bestaat, gaat het team ter plaatse voor ondersteuning bij het opstellen van BNIPs en het organiseren van oefeningen.

Leen Depuydt, Attaché Dienst Noodplanning, Crisiscentrum:

4. Multidisciplinaire vragenlijst evenementen

Met de zomerfestivals in aantocht en het EK 2016, die weer grote massa’s mensen zullen samenbrengen, willen we u graag herinneren aan het bestaan van onze multidisciplinaire vragenlijst evenementen. Deze tool bevat heel wat belangrijke informatie voor alle disciplines die in actie komen tijdens een crisis. Eventuele aanvullingen of suggesties kan u ons overmaken via het mailadres ispu.hin@ibz.fgov.be .

Waar willen we met de lokale noodplanning naartoe?

Leen Depuydt, Attaché Dienst Noodplanning, Crisiscentrum

Tien jaar geleden zijn de fundamenten voor noodplanning multidisciplinair verankerd in een KB. Dit heeft de organisatie van de noodplanning ingrijpend veranderd. Door het KB is er een veiligheidsdynamiek ontstaan, waaruit samenwerkingsverbanden zijn ontstaan, waarvan er in de vorige presentaties reeds enkel aan bod kwamen.

Na tien jaar is het moment gekomen om de balans op te maken en vooruit te kijken hoe de noodplanning verder kan evolueren. Wie zich digitaal heeft ingeschreven voor deze studiedag, kreeg de vraag: Wat zou u willen aanpassen aan het KB van 2006 en waarom?
Samenwerking, poolvorming, informatiebeheer en uniformiteit zijn sleutelwoorden voor zowel noodplanning als crisisbeheer in de aanpak.

a. Samenwerking:
 -Niveau-overschrijdend gaan werken dus op het niveau van de gemeente-provincie-federaal elkaar meer ondersteunen in de voorbereiding van en tijdens een noodsituatie. Ondersteunen met tools, maar ook met personeel en grensoverschrijdend: Kunnen twee gemeentes niet samen een veiligheidscel of een gemeentelijk coördinatiecomité organiseren en kunnen er dan geen grensoverschrijdende plannen, bijvoorbeeld per noodplanningszone worden opgemaakt?
-Discipline-overschrijdend of zoals het in de nieuwe opleiding voor de Dir-CP-Ops verwoord is: transdisciplinair samenwerken. Hiervoor moeten alle noodplanningsactoren elkaar ook beter leren kennen door samen te werken op terrein, samen te oefenen, samen procedures uit te schrijven en samen opleiding te volgen.

b. Poolvorming:
Voor D5 bestaat het Team D5 nu 2 jaar. Een volgende pool die eraan komt is de pool Dir-CP-Ops. Een specifieke multidisciplinaire opleiding zal in het tweede semester van dit jaar voor het eerst georganiseerd worden in de provinciale veiligheidsscholen voor de verschillende disciplines waaruit een multidisciplinaire pool zal voortvloeien.
Een volgende pool, nu al volledig in ontwikkeling is de pool AGS, Adviseur gevaarlijke stoffen die zich meer en meer uitbouwt, ook aan Franstalige kant.

Maar moet er niet ook gewerkt worden aan een pool noodplanambtenaren? We weten allemaal heel goed dat als er zich een noodsituatie een noodplanambtenaar meerdere rollen te vervullen heeft en het werk eigenlijk niet helemaal alleen aan kan. Daarenboven moeten er back-ups voorzien worden want een incident kan meerdere uren en zelfs dagen duren. Dit vraagt teveel werk voor één persoon en gemeentes hebben vaak geen voltijdse noodplanambtenaar, laat staan een volledig back-up en ondersteuningsteam.
Een volgende pool waaraan we denken is een pool ‘oefeningen’. Momenteel vervult de noodplanambtenaar alle rollen bij de oefening : hij organiseert de oefening, helpt mee bij de opmaak van het scenario, speelt mee en evalueert mee. Zou het niet zinvol zijn dat een extern team de oefening komt organiseren?

c. Een derde sleutelwoord en werkelijke uitdaging is het beheer van informatie. Niet alleen in ons dagelijks werk, maar ook tijdens een noodsituatie worden we overstelpt met informatie die van elkaar onderscheiden moet worden.
Daarenboven is het een uitdaging om de betrokken spelers zo veel mogelijk op hetzelfde moment hetzelfde actuele totaalbeeld van de situatie te geven.
Vanuit het Crisiscentrum kan het federaal veiligheidsplatform (ICMS) hiervoor een gedeeltelijke oplossing zijn. Op dit platform kan voor de noodplanning de nodige informatie verzameld worden, en kunnen ook uniforme tools en procedures ontwikkeld worden.

d. Uniformiteit of harmonisatie, leiden tot een betere werking van ons crisisbeheer. Uniformiteit in plannen, uniformiteit in werkwijze, methodologie, procedures en opleiding. Als we meer willen samenwerken is het belangrijk dat we allemaal dezelfde procedures gebruiken, dus hetzelfde logboek, dezelfde sitrep, hetzelfde whiteboard enz.

We hebben al heel wat vragen gelanceerd tijdens de studiedag, die u kan terugvinden op de slides hierna. Voor het vervolgverhaal van de actualisatie van het KB van 2006 willen we graag zoveel mogelijk lokale actoren betrekken. In de periode mei/juni zullen een Nederlandstalige en een Franstalige workshop georganiseerd worden met achteraf een terugkomdag, waarvoor we uw medewerking willen vragen. Heeft u interesse om hieraan mee te werken of goede ideeën voor het nieuwe KB die u via mail met ons wil delen? Neem dan contact met ons op via ispu.hin@ibz.fgov.be.

Algemene conclusies

Gunter Ceuppens, Beleidsadviseur Veiligheid van de Diensten van de Voorzitster van het Directiecomité, FOD Binnenlandse Zaken

Tien jaar geleden zijn de fundamenten voor de noodplanning multidisciplinair verankerd in een KB. We moeten ook durven evalueren en het moment is nu ideaal hiervoor.

De kernpunten van deze studiedag waren:

1 – Laat ons niet de neiging hebben om alles in plannen te willen omzetten. Het proces van de plannen is belangrijker dan de plannen zelf en we moeten niet alles zelf willen doen tijdens het crisisbeheer.
2-  We moeten het onderscheid maken tussen de informatie- en de coördinatiefocus.
3- Laten we streven naar schaalvergroting op het vlak van noodplanning, vertrekkende van een bottom-up benadering.
4- Het is zeer belangrijk om de lokale verankering te behouden, ook bij een schaalvergroting.
5- De administratieve indeling van zones mag de efficiëntie van de noodplanning niet beperken.
6-Opschalingsproblematiek en democratie: er is een rol van de politieke overheid die eindverantwoordelijke is.
7- Het statuut van de noodplanambtenaar moet duidelijk zijn.
8- Poolvorming (op het niveau van Politiezone, Hulpverleningszone, andere) kan een belangrijke tussenstap zijn naar schaalvergroting.
9- Uniformiteit op vlak van terminologie in noodplanning en crisisbeheer is zeer belangrijk.

Twee STORIFY (NL / FR) bevatten chronologisch de commentaren en gedachten die meer bepaald over dit onderwerp gedeeld werden tijdens deze evenementen door betrokken actoren.